Sala de sedinte: sfaturi si idei de amenajare. Ce obiecte sunt indispensabile dintr-un astfel de spatiu?
18.04.2024Imagine de Benjamin Child pe Unsplash.com
Conferintele, la fel ca sedintele, reprezinta autentice conexiuni intre persoane care lucreaza in diverse domenii de interes. O sala special conceputa pentru sedinte este un cadru esential pentru ca membrii unei companii sa impartaseasca idei, pareri sau cunostinte. Organizarea de conferinte intr-o institutie are un rol vital in dezvoltarea afacerii si dezvoltarea profesionala a angajatilor sau colaboratorilor. Amenajarea salii este importanta pentru buna desfasurare a acestor evenimente. In acest articol, vei descoperi un ghid cu privire la amenajare, de la alegerea mobilierului, la dotari si echipamente.
Cuprins:
1. Sala de conferinta - sfaturi pentru un mediu de lucru placut si util
2. Sala pentru sedinte - modalitati de dispunere a mobilierului in functie de necesitate
3. Amenajare sala de sedinte – dotari si obiecte necesare
1. Sala de conferinta - sfaturi pentru un mediu de lucru placut si util
Imagine de Michael Fousert pe Unsplash.com
Salile de conferinta sunt incaperi unde se poarta de regula conversatii productive si cu insemnatate intr-o institutie sau companie. Aceste dezbateri sau discutii au rolul de a impartasi idei si a realiza planuri pentru dezvoltarea profesionala. Membrii participanti trebuie sa comunice cu usurinta si sa se simta bine. Din acest motiv, o sala de conferinta sau de sedinta este indicat sa fie cat mai confortabila si sa raspunda tuturor nevoilor. Salile de conferinta sunt utilizate de persoane din diferite domenii si trebuie sa le dotam si construim in asa fel incat sa fie adecvata oricarui domeniu de activitate.
Confort
In primul rand, salile de conferinta trebuie sa asigure confortul persoanelor ce iau parte de dezbateri si discutii. Asadar, trebuie avut in vedere ca ventilatia si echipamentele de caldura sa distribuie in mod corect si egal aerul astfel incat sa nu existe zone prea reci, ori prea calde. Daca sala nu este bine proiectata vor aparea neplaceri ce se rasfrang asupra organizatorului. Mai mult, orice neplacere va impiedica comunicarea eficienta si implicarea participantilor in discutie. De asemenea, ventilatia trebuie sa functioneze impecabil astfel incat invitatii sa isi desfasoare activitatea in cele mai bune conditii.
Iluminarea spatiului
Daca este posibil, este indicat ca spatiul sa dispuna de lumina naturala cat cuprinde, cu mentiunea sa ai mijloacele de a controla cantitatea de lumina pe care o lasi sa patrunda in sala. Asta presupune ca sala de conferinta sa fie dotata cu obloane modere, rulouri ori storuri.
Imagine de Dane Deaner pe Unsplash.com
Bineinteles, foarte importanta este si lumina artificiala, din acest motiv este necesar sa fie montate surse de lumina multiple astfel incat sa se poata regla intensitatea in functie de nevoia fiecaruia.
Izolarea fonica
Izolarea fonica este si ea un element de luat in calcul atunci cand vine vorba de echiparea si realizarea unei sali de conferinta. Izoland fonic se elimina ecoul care intr-un astfel de spatiu este nedorit si, totodata, se ofera intimitate participantilor pentru ca deseori o sala de conferinta gazduieste persoane cu un rol important in societate.
De asemenea, daca tot vorbim de sunete nedorite, pardoseala este si ea importanta si trebuie sa o alegi cu mare atentie. De cele mai multe ori salile de conferinta au parchet si daca hotarasti ca aceasta varianta este potrivita pentru proiectul tau este bine sa iei in considerare sa alegi un parchet rezistent la apa si cu imbinari cat mai bune pentru a nu incepe sa scartaie atunci cand se paseste pe el. Foarte multi aleg si varianta mochetei, care este foarte buna si ca izolator, insa necesita igienizare regulata si mai in detaliu - acest aspect traducandu-se in costuri suplimentare pe termen lung.
Imagine de Carrie Hays pe Unsplash.com
Organizarea spatiului in functie de necesitate
Organizarea salii pe zone este un aspect pe care trebuie sa il cunosti de la inceput pentru ca in felul acesta se poate hotari ce tip de suprafata se va utiliza, echipamente, dotari sau alte necesare in functie de nevoi. De exemplu, salile de conferinte au zone dedicate produselor de tip catering, zona pentru “coffe break”. In aceste zone sunt amplasate cateva mese in raport cu numarul invitatilor, bineinteles si mesele pe care sunt asezate produsele de tip catering. Cel mai bun loc pentru aceasta activitate este de regula spre zona de iesire pentru a se putea circula usor si pentru a nu deranja eventualele pregatiti pentru cei care urmeaza sa prezinte.
Salile de conferinta aduc laolalta, dupa cum spuneam, persoane din domenii vaste si inclusiv persoane de nationalitati diferite. Astfel, un bun organizator are in vedere sa ofere oaspetilor cele mai bune conditii si comunicarea intre participanti sa fie eficienta si, totodata, placuta. Asadar, e important sa cunosti care sunt echipamentele standard pe care o sala de conferinta moderna este vital sa le aiba.
Imagine de Benjamin Child pe Unsplash.com
Primul element punctat este instalatia de sonorizare. Este de la sine inteles ca este de datoria organizatorului sa ofere fiecarui participand posibilitatea de a auzi si a lua parte la meeting fara dificultati. Daca receptorii nu aud clar ce le este transmis atunci poti spune ca ai esuat in organizarea unei conferinte de succes. O alta echipare in standard este videoproiectorul care intotdeauna este insotit si de un ecran de proiectie sau dupa caz, daca sala nu este foarte mare o tabla ce permite utilizarea tehnologiei touchscreen. De asemenea, pentru a permite un dialog civilizat intre participanti putem echipa sala cu sistem de conferinta, sistem care presupune un microfon pentru cel care prezideaza evenimetul si alte microfoane pentru delegati, pentru ceilalti participanti.
Pentru a eficientiza si usura activitatea speakerului este foarte util un al 2-lea ecran secundar dedicat persoanei in cauza. Astfel, acesta isi poate organiza prezentarea intr-un mod mult mai productiv avand notite ori alte tool-uri utile, precum un cronometru vizibil per fiecare slide. Tot in ajutorul speakerului este si prezenta unui pointer. Pointerul este un device de tip telecomanda ce faciliteaza derularea slide-urilor de la distanta fara a fi necesara prezenta in fata computerului.
Videoconferinta
Trebuie tinut cont ca vremurile s-au schimbat si tehnologia a avansat astfel incat meeting-urile in online au devenit ceva extrem de uzitat, chiar daca inainte totul parea ciudat. Din acest motiv trebuie sa iei in calcul posibilitatea de a avea o conferinta in sistem hibrid. Ce inseamna asta? Inseamna ca nu toti participantii au posibilitatea sa ia parte la conferinta fizic, dar o vor face online. Pentru a face acest lucru posibil este nevoie de o conexiune la internet stabila, de mare viteza si, bineinteles, un sistem de videoconferinta. Sistemul de videoconferinta permite dialogul intre cei prezenti in sala si cei prezenti prin intermediul echipamentelor online. Un astfel de sistem permite inclusiv luarea cuvantului celui care se afla la distanta si imaginea lui sa fie proiectata in timp real pe panoul de proiectie, incat toti ceilalti sa il poata vedea.
In functie de domeniul de activitate pe care participantii il desfasoara este posibil ca o sala sa fie aleasa prin prisma faptului ca detine un sistem de traducere simultana. Acest tip de sistem poate traduce simultan in acelasi timp discursul unui speaker avand de exemplu, receptori din 3 tari diferite cu 3 limbi diferite.
Imagine de Derrick Treadwell pe Unsplash.com
2. Sala pentru sedinte - modalitati de dispunere a mobilierului in functie de necesitate
Imagine de Danielle Cerullo pe Unsplash.com
Amenajarea unei sali de conferinte sau de sedinta trebuie sa tina cont de mai multi factori, cum ar fi numarul de participanti, scopul intalnirii si obiectivele urmarite. Foarte multe companii opteaza pentru mai multe incaperi pentru a putea corespunde nevoilor membrilor echipei. Spatiile care pot fi personalizate in functie de necesitate prezinta un avantaj. In sensul acesta este de ajutor mobilierul de birou usor de mutat si versatil. De asemenea, un spatiu mare poate fi impartit in zone mai mici pentru conferintele cu un numar de participanti scazut. Flexibilitatea este cuvantul cheie atunci cand vine vorba de o sala de conferinte practica.
Imagine de Petr Magera pe Unsplash.com
Pentru ca participantii la conferinta sa poata comunica eficient trebuie avuta in vedere si modalitatea de dispunere a meselor si scaunelor. Exista diverse tipuri de sali de conferinte recomandate in anumite situatii. In ceea ce priveste salile mai mici de sedinte, alegerea tipului de masa sau mesele si dispunerea acestora este importanta. Modelul de asezare a meselor in forma de U asigura o buna comunicare a participantilor intre ei, dar si cu prezentatorul/i. Acest tip de amenajare se preteaza in cazul sedintelor dinamice, cu intrebari si raspunsuri, discutii interactive sau dezbateri. O masa rotunda sporeste interactiunea dintre membrii echipei, acestia putand realiza cu usurinta si activitati practice.
Masa dreptunghiulara este cel mai des utilizata si este o alegere buna in cazul sedintelor mici intr-un spatiu redus. O alta varianta pentru amenajarea unei sali de sedinte cu un numar redus de participanti este in stilul unei sali de clasa. In acest fel se vor spori interactiunile cu persoana care prezinta si se vor putea observa cu usurinta ideile scrise, materialele foto sau video etc.
Conferintele care implica un numar foarte mare de participanti trebuie configurate cu totul si cu totul diferit pentru a permite tuturor sa se conecteze si sa fie productivi. Modelul stil amfiteatru asigura o foarte buna vizibilitate participantilor, scaunele si mesele fiind dispuse in trepte. In acest fel, zona de prezentare va capta interesul tuturor, iar oamenii pot interactiona cu usurinta. O alta modalitate de amenajare este cea tip teatru, usor de integrat in orice companie sau institutie. Mesele sunt dispuse paralel si orientate cu fata catre un ecran de prezentare.
3. Amenajare sala de sedinte – dotari si obiecte necesare
Imagine de Campaign Creators pe Unsplash.com
Orice sala de conferinte are nevoie de anumite dotari pentru a asigura o buna comunicare, planificare si strategie. Participantii trebuie sa beneficieze de confort si sa le fie puse la dispozitie toate obiectele necesare unei bune desfasurari ale sedintei.
Imagine de Petr Magera pe Unsplash.com
Iata care sunt acestea:
Comunicare si prezentare
Comunicarea este cheia in cadrul unei sedinte, asadar e important sa se acorde mare atentie amenajarii pentru a face acest lucru facil. De la dispunerea meselor si scaunelor, pana la echipamente si accesorii de prezentare, toate asigura o sedinta de calitate. O sala de conferinte are nevoie de o zona de prezentare dotata cu tabla magnetica, panouri de pluta, flipchart, ecrane sau diverse tehnologii. Scrierea ideilor, graficelor si viitoarelor strategii poate fi facuta manual pe o tabla cu ajutorul unor markere de diverse culori. O alta optiune este folosirea tehnologiei, mai exact prin prezentari pe calculator, folosirea tablei interactive si a videoproiectorului. In timpul sedintei pentru a prezenta ideile eficient sunt necesare accesorii, precum laser pointere sau telecomenzi pentru prezentare.
Tehnologie
Bineinteles ca in zilele noastre tehnologia joaca un rol foarte important. Aceasta s-a dezvoltat atat de mult incat poate sa ne faca viata mai usoara si sa contribuie la eficientizarea comunicarii intr-o institutie sau companie. Pe langa tehnologia dedicata prezentarilor de care am amintit anterior, exista mai multe echipamente care sunt utile pentru o sala de conferinte. Paticipantii la discutie pot beneficia de laptopuri sau tablete unde sa ia notinte. Cu siguranta este un mod mai rapid si eficient de a scrie toate detaliile importante prezentate in cadrul conferintei.
Imagine de Craig Lovelidge pe Unsplash.com
Pentru salile cu un numar foarte mare de participanti este necesar un sistem audio performant si microfoane pentru cei care prezinta. In acest fel, se va auzi in toata sala foarte bine fiecare informatie. Pentru companiile care tin conferinte cu participanti la distanta, online, va trebui implementat un sistem de filmare si inregistrare sunet foarte bun. Continutul se va partaja printr-un software de streaming online.
Imagine de Petr Magera pe Unsplash.com
Pentru salile de conferinta ce gazduiesc sedinte ce necesita votarea unei decizii este absolut obligatoriu sa existe un sistem de vot electronic. In functie de soft si performanta, aceste sisteme permit inclusiv celor care nu sunt prezenti sa isi faca datoria de a vota.
Imagine de Jason Goodman pe Unsplash.com
Accesorii
Intr-o sala de conferinte sunt necesare si cateva accesorii, cum ar fi instrumentele de scris si carnetelele. Fiecare persoana ar trebui sa aiba pe masa blocnotes, clipboarduri, pixuri, markere colorate si altele. Acestea vor ajuta la eficientizarea discutiilor si sporirea implicarii celor prezenti la conferinta. In plus, pentru starea de bine a membrilor si confortul acestora ar fi foarte bine sa le fie puse la dispozitie apa si cafea sau ceai.
In concluzie, amenajarea unei sali de conferinte este esentiala pentru o buna interactiune a tuturor celor prezenti. Acestia trebuie sa comunice eficient si sa aiba la dispozitie tehnologia necesara unor discutii productive. Atentia la detalii este cea care face diferenta in amenajarea oricarei sali de sedinte! Alegerea mobilierului, impreuna cu echipamentele potrivite si accesoriile vor face ca sala de conferinte sa fie practica si eficienta.